Перед тим як звертатися за посвідченням до відповідних державних органів в Україні, необхідно визначитися з країною, в якій планується використовувати той чи інший документ, виданий в Україні. Після цього необхідно обов’язково перевірити договірну базу між двома країнами.
Коли не треба засвічувати
Україна уклала велику кількість двосторонніх договорів про правову допомогу у цивільних справах. Зазвичай такі договори можуть містити окремі положення, які регламентують вимоги до офіційних документів та їхнє взаємне використання на території країн-учасниць договору.
Наприклад, Угода про правову допомогу між Україною та Республікою Кіпр містить статтю 13, яка має назву «Дійсність документів»:
1. Документи, які були складені, видані чи засвідчені та скріплені офіційною печаткою на території однієї Договірної Сторони, або їх засвідчені копії не підлягають легалізації на території іншої Договірної Сторони.
2. Документи, видані офіційними органами однієї Договірної Сторони, мають таку саму доказову силу й на території іншої Договірної Сторони.»
Отже, для використання на території Кіпру українських документів достатньо, щоб вони були скріплені офіційною печаткою і будь-яких інших додаткових дій, перекладу на іноземну мову, робити не потрібно.
Якщо договору між іноземною країною та Україною немає
У такому разі необхідно застосовувати багатосторонній договір, учасником якого є Україна, а саме на Гаазьку Конвенцію, яка скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів від 05 жовтня 1961 року (надалі – Конвенція 1961).
Вона набула чинності для України 22 грудня 2003 року і з того часу полегшує нам життя за кордоном.
Актуальний перелік країн, які є учасниками конвенції можна знайти на офіційному сайті Гаазької Конференції за цим посиланням.
Так, офіційні документи, які будуть використовуватись на території держав-учасниць Конвенції, засвідчуються спеціальним штампом «Apostille», проставленим компетентним органом держави, в якій був складений документ.
Офіційні документи, на яких проставлено апостиль, не потребують будь-якого подальшого засвідчення (легалізації) і вільно приймаються компетентними органами на території іноземних держав, які є учасницями Конвенції 1961.
Принагідно варто згадати, що згідно з положеннями Конвенції 1961 проставлення апостиля не вимагається державами-учасницями, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують дану процедуру, або звільняють сам документ від легалізації. Мова йде якраз про двосторонні договори або договори між кількома державами про правову допомогу.
Додаток до Конвенції містить зразок самого апостиля. Зазвичай він проставляється на окремому аркуші, який підшивається або скріплюється разом із документом, який засвідчує.
Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 р. № 61 повноваження з проставлення апостилю надані таким державним органам:
• Міністерству внутрішніх справ
• Міністерству освіти і науки
• Міністерству юстиції
• Державній міграційній службі
• Державній податковій службі
• Міністерству закордонних справ
Так, з 1 січня 2023 року перерозподілено повноваження на засвідчення документів апостилем між державними органами і з того часу частину документів, що раніше засвідчувало апостилем Міністерство закордонних справ, тепер засвідчує Міністерство внутрішніх справ, Державна міграційна служба та Державна податкова служба.
Для проставлення апостилю в органах юстиції можна звернутися до будь-якого РАЦСу на території України або безпосередньо до нотаріусів, які також мають повноваження діяти у якості фронт-офісу в процедурі апостилювання документів.
Детально правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав викладені у відповідному наказі від 17 березня 2023 року № 125/209/293/139/999/5. Перед тим як звертатися за проставленням апостилю варто ознайомитися із пунктом 3 Правил, що містить перелік документів, на які апостиль не проставляється.
Що робити з тими країнами, з якими Україна не має жодної угоди
Щоб легалізувати свій офіційний документ необхідно звернутися до Департаменту консульської служби, який є структурним підрозділом Міністерства закордонних справ України. Легалізація регулюється Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженою Наказом Міністерства закордонних справ України № 113 від 04 червня 2002 року.
Консульська легалізація – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому, зміст документа не посвідчується.
Після легалізації в Департаменті консульської служби МЗС офіційні документи повинні бути додатково засвідчені в дипломатичному представництві в Україні тієї країни, де вони будуть використовуватись.
Якщо маєте питання щодо проходження ВЛК військовозобов’язаними, надання відстрочки від мобілізації, надання відпустки військовим, оформлення спадщини, опікунства і піклування, усиновлення, повернення на військову службу після СЗЧ, загалом з мобілізації до війська чи зі звільнення з військової служби, проходження МСЕК і ВЛК, щодо комунікації з ТЦК та СП під час мобілізації та в її процесі, бронюванням військовозобов’язаних, соціального захисту військових та їх родин; чи проблеми із вступом до вищого навчального закладу; а також питання, які пов’язані з нарахуванням та отриманням соціальних виплат, пенсії, сплатою аліментів, розлученням – у всіх цих випадках вам допоможе розібратися й захистити свої права адвокат компанії ДІАМАНТ-КОНСАЛТ.